Zoho Expense

Das Spesenmanagementsystem ist so konzipiert, dass Administratoren die volle Kontrolle über die Konfiguration und Anpassung der Plattform an die spezifischen Bedürfnisse ihrer Organisation haben. Die Ersteinrichtung umfasst die Konfiguration des Unternehmensprofils, einschließlich des Hinzufügens von Abteilungen, Benutzerrollen und der Definition der Standardwährung. Zur Vereinfachung der täglichen Arbeit können Administratoren Standardwerte für neue Ausgaben festlegen, z. B. eine Standardkategorie oder eine Zahlungsmethode, wodurch sich die Anzahl der Klicks für die Mitarbeiter verringert.

Die Stärke der Plattform liegt in ihren fortschrittlichen Anpassungsoptionen. Administratoren können eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern für Module wie Ausgaben, Berichte und Reisen erstellen. Diese Felder können verschiedene Datentypen haben, darunter Text, Zahlen, Datum, Dropdown-Menüs und Nachschlagefelder, die Daten aus anderen Modulen beziehen können. So können Unternehmen genau die Informationen erfassen, die sie benötigen, z. B. eine interne Projektnummer oder einen bestimmten Kostencode.

Um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu erhöhen, können die Seitenlayouts individuell angepasst werden. Mit dieser Funktion ist es möglich, verschiedene Ansichten der Seite für die Kostenerstellung auf der Grundlage von Kriterien wie der Kostenkategorie zu gestalten. Wenn ein Mitarbeiter die Kategorie "Flug" auswählt, kann das System automatisch Felder wie "Ticketnummer" und "Zielort" anzeigen, während diese Felder bei der Kategorie "Büromaterial" ausgeblendet bleiben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass den Benutzern nur die relevanten Felder angezeigt werden, wodurch der Prozess schneller und intuitiver wird.

Flexible Datenerfassung

Die Datenerfassung ist flexibel und unterstützt mehrere Kanäle. Ausgaben können auf die folgenden Arten erstellt werden:

• Manuell: Direkte Eingabe im Web oder in der mobilen App.
• Scannen von Quittungen (Autoscan): OCR-Technologie extrahiert Daten aus einem Bild einer Quittung.
• E-Mail-Weiterleitung: Weiterleitung von E-Mails mit digitalen Quittungen an eine spezielle Expense-Adresse.
• Corporate Card Feeds: Automatische Transaktionsfeeds von verbundenen Firmen- oder Privatkreditkarten.
• Massenimport: Importieren Sie mehrere Ausgaben auf einmal über eine CSV-Datei.
  
  

Erweiterte Logik und Automatisierung

Neben der visuellen Anpassung bietet das System tiefgreifende Optionen, um komplexe Geschäftslogik direkt einzubinden. Dadurch wird die Plattform von einem passiven Erfassungstool zu einem aktiven Gatekeeper für die Finanzpolitik des Unternehmens.

Richtlinienverwaltung für Ausgaben

Das Herzstück dieser Funktionalität ist die integrierte Policy Engine. Administratoren können mehrere, granulare Ausgabenrichtlinien erstellen und sie bestimmten Abteilungen, Rollen oder sogar einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Innerhalb jeder Richtlinie können für verschiedene Ausgabenkategorien spezifische Obergrenzen festgelegt werden, es können feste Kilometersätze definiert werden, und es können Tagessatzregeln auf der Grundlage von Reisedauer und Reiseziel aufgestellt werden.

Für eine noch detailliertere Kontrolle kann eine regelbasierte Automatisierung eingerichtet werden. Diese Regeln können als tägliche, monatliche oder jährliche Obergrenzen für den Betrag, die Anzahl der Ausgaben oder die gefahrenen Kilometer definiert werden. Wenn ein Mitarbeiter versucht, eine Ausgabe einzureichen, die gegen eine Regel verstößt, kann das System so konfiguriert werden, dass entweder eine Warnung angezeigt oder die Einreichung vollständig blockiert wird.

Flexible Genehmigungs-Workflows

Genehmigungs-Workflows sind ein weiterer Bereich mit großer Flexibilität. Die Plattform unterstützt alles von einfachen, hierarchischen Abläufen (bei denen ein Bericht an den unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet wird) bis hin zu komplexen, mehrstufigen und kriterienbasierten Genehmigungsprozessen. So kann beispielsweise eine Spesenabrechnung, die 5.000 DKK übersteigt, automatisch sowohl an den Abteilungsleiter als auch an einen Mitarbeiter der Finanzabteilung zur doppelten Genehmigung weitergeleitet werden.

Workflow-Regeln und benutzerdefinierte Funktionen

Für ein Höchstmaß an Automatisierung und Personalisierung unterstützt die Plattform Workflow-Regeln und benutzerdefinierte Funktionen. Workflow-Regeln können eine Reihe von Aktionen auslösen (z. B. das Versenden einer E-Mail-Benachrichtigung, die Aktualisierung eines Feldes oder den Aufruf eines Webhooks), die auf bestimmten Ereignissen (z. B. "wenn ein Bericht genehmigt wird") oder auf einem festgelegten Zeitplan basieren. Für Prozesse, die eine noch ausgefeiltere Logik erfordern, können Entwickler benutzerdefinierte Funktionen verwenden. Dabei handelt es sich um kleine, in einer speziellen Skriptsprache geschriebene Codestücke, die fast jede erdenkliche Automatisierung durchführen können, z. B. das Abrufen von Daten aus einem externen System über eine API und die Validierung einer Ausgabe anhand dieser Daten.

Die Kombination dieser Logiktools ermöglicht den Aufbau einer Compliance-by-Design-Architektur. Ein benutzerdefiniertes Feld, wie z. B. "Projektwert", kann als Kriterium in einem Genehmigungsfluss verwendet werden, der Berichte für Projekte mit hohem Wert an einen bestimmten Direktor weiterleitet. Ein Verstoß gegen eine Richtlinie kann eine Workflow-Regel auslösen, die automatisch die Compliance-Abteilung benachrichtigt. Dieses System beugt unerwünschtem Verhalten proaktiv vor, anstatt es erst im Nachhinein zu melden, was für Unternehmen mit komplexen Anforderungen einen erheblichen Mehrwert darstellt.

Anpassung von Branding und Erscheinungsbild

Das Spesenmanagementsystem ermöglicht es den Administratoren, das Erscheinungsbild der Plattform an die Markenidentität des Unternehmens anzupassen. Bei bestimmten Abonnementplänen können Unternehmen ihr eigenes Logo hochladen, das dann in der Anwendung angezeigt wird. Darüber hinaus können die PDF-Vorlagen für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen und die E-Mail-Vorlagen für Benachrichtigungen individuell angepasst werden, um eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten.

Indirektes White-Labeling über das Berichtswesen

Ein direktes White-Labeling der Spesenmanagement-Anwendung selbst, bei dem das gesamte Produkt umbenannt und unter einem anderen Firmennamen gehostet wird, ist keine Standardfunktion. Für ein verwandtes Analyseprodukt wird jedoch eine fortgeschrittene White-Labeling-Lösung angeboten. Da das Kostenverwaltungssystem tief in dieses Analysewerkzeug für erweiterte Berichte integriert werden kann, eröffnet dies eine indirekte White-Labelling-Möglichkeit. Ein Unternehmen kann die gesamte Analyseplattform mit einer eigenen Domäne, einem eigenen Logo, einem eigenen Farbschema und einer eigenen Anmeldeseite ausstatten. Auf der Grundlage der Daten des Ausgabenmanagementsystems können dann maßgeschneiderte Analyse-Dashboards erstellt und in einem eigenen Portal präsentiert oder in bestehende Anwendungen integriert werden. Diese Lösung richtet sich an größere Organisationen oder Beratungsunternehmen, die ihren Kunden oder internen Nutzern vollständig gebrandete Analyse- und Berichtstools anbieten möchten.

Multi-Channel-Vertrieb und Datenerfassung

Das Spesenverwaltungssystem ist als Omnichannel-Plattform konzipiert, die sicherstellt, dass Mitarbeiter ihre Ausgaben überall erfassen und verwalten können.

Zugänglich über Handy und Web

• Mobile Apps: Es stehen voll funktionsfähige native Apps für iOS und Android sowie eine App für die Apple Watch zur Verfügung. Die mobilen Apps stehen im Mittelpunkt des Nutzererlebnisses und unterstützen alle Kernfunktionen für unterwegs: das Scannen von Belegen mit der Kamera, die automatische Verfolgung von Kilometern über GPS, das Erstellen und Bearbeiten von Ausgaben sowie das Genehmigen oder Ablehnen von Berichten. Eine wichtige Funktion ist die Offline-Zugänglichkeit, die es den Nutzern ermöglicht, Ausgaben ohne aktive Internetverbindung zu erfassen. Die Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
• Webanwendung: Die umfassende webbasierte Schnittstelle ist das wichtigste Werkzeug für Administratoren, Finanzmitarbeiter und Genehmiger. Von hier aus werden Richtlinien, Regeln und Integrationen konfiguriert, tiefgreifende Analysen durchgeführt und Erstattungen verarbeitet.
• E-Mail-Weiterleitung: Jedem Benutzer wird eine eindeutige, personalisierte E-Mail-Adresse zugewiesen. Wenn ein Benutzer eine digitale Quittung per E-Mail erhält (z. B. für ein Flugticket oder einen Online-Einkauf), kann er diese E-Mail einfach an seine spezielle Expense-Adresse weiterleiten. Das System scannt automatisch die E-Mail und alle Anhänge (wie PDFs oder Bilder), extrahiert die relevanten Informationen und erstellt einen Entwurf für eine neue Ausgabe.
• Kartenintegrationen: Um den Prozess weiter zu automatisieren, kann das System direkt mit den Karten des Unternehmens integriert werden. Dies kann über die Direct Feed Integration für Karten von Visa, Mastercard und American Express erfolgen, wobei die Transaktionsdaten direkt und sicher an das System gesendet werden. Alternativ kann die Integration auch über Aggregatoren von Drittanbietern wie Plaid oder Yodlee erfolgen, die weltweit Tausende von Banken unterstützen. Wenn eine Transaktion im Feed erscheint, kann der Mitarbeiter sie mit einem einzigen Klick in eine Ausgabe umwandeln und den entsprechenden Beleg anhängen.

Analyse und Berichterstattung von Spesendaten

Das Spesenmanagementsystem ist mit einer Reihe von robusten Analyse- und Berichtstools ausgestattet, die den Finanzabteilungen und dem Management Einblicke in die Ausgabenmuster des Unternehmens geben. Diese Tools sind in zwei Stufen unterteilt: integrierte Berichte und erweiterte Analysen.

Integriertes Analysemodul

Direkt im System befindet sich ein Analysemodul, das eine Reihe von vordefinierten Standardberichten enthält. Diese Berichte decken Schlüsselbereiche wie "Ausgaben pro Kategorie", "Ausgaben pro Kunde", "Ausgaben pro Projekt" und "Richtlinienverstöße" ab. Jeder Bericht kann vom Benutzer dynamisch mit Filtern auf der Grundlage von Datumsbereichen, bestimmten Mitarbeitern, Abteilungen oder benutzerdefinierten Tags angepasst werden. Der Benutzer kann auch wählen, welche Datenspalten im Bericht angezeigt werden sollen. Die fertigen Berichte können in Formate wie PDF, CSV, XLS oder direkt in eine Tabellenkalkulationsanwendung zur weiteren Verarbeitung exportiert werden.

Benutzerdefinierte Berichte und Typen

Zusätzlich zu den analytischen Berichten können Administratoren "Berichtstypen" definieren, um die von den Mitarbeitern eingereichten Spesenberichte zu standardisieren und zu klassifizieren. Zum Beispiel kann ein Bericht als "Interne Reise", "Kundenbesuch" oder "Monatliche Vertretung" klassifiziert werden. Diese Typen können mit bestimmten Spesenrichtlinien verknüpft werden oder eindeutige Genehmigungsworkflows auslösen, wodurch der Prozess weiter automatisiert und rationalisiert wird. Benutzer können Berichte manuell erstellen, sie aus einer Liste nicht erfasster Ausgaben generieren oder sie per Datei importieren.

Erweiterte Analysefunktionen mit spezieller BI-Plattform

Für Unternehmen, die tiefergehende und visuellere Analysen benötigen, bietet das Ausgabenmanagementsystem eine nahtlose Integration mit einer speziellen Business Intelligence (BI)- und Analyseplattform. Wenn diese Integration aktiviert ist, werden alle Ausgabendaten mit der Analyseplattform synchronisiert, wo die Benutzer Zugang zu mehr als 150 vorgefertigten, interaktiven Berichten und Dashboards haben. Diese Dashboards bieten einen visuellen Überblick über alles, von Ausgabentrends im Zeitverlauf bis hin zu den häufigsten Richtlinienverstößen. Das Besondere an dieser Integration ist die Möglichkeit, Daten aus dem Spesenmanagementsystem mit Daten aus anderen Quellen (z. B. Verkaufsdaten aus einem CRM-System oder Budgetdaten aus einer Tabellenkalkulation) zu kombinieren, um umfassende, funktionsübergreifende Analysen zu erstellen. Benutzer können ihre eigenen Dashboards von Grund auf mit einem Drag-and-Drop-Editor mit einer breiten Palette von Visualisierungen wie Diagrammen, Pivot-Tabellen und KPI-Widgets erstellen.

Die Position von Expense als integraler Bestandteil eines größeren Ökosystems ist ein Schlüsselmerkmal. Die integrierten Integrationen mit anderen Anwendungen sind umfassend, nahtlos und schaffen eine Synergie, die Einzelprodukte nur selten erreichen können.

Eingebaute Integrationen

• Books: Diese Integration ist besonders wichtig. Expense und Books verfügen über einen gemeinsamen technologischen Kern, und sobald die Verbindung hergestellt ist, kann die Integration nicht mehr deaktiviert werden. Dies gewährleistet eine vollständige Synchronisierung, wobei genehmigte Spesenabrechnungen und abgeschlossene Erstattungen automatisch in Books gebucht werden. Daten wie Kunden, Projekte und Kontenpläne werden in beide Richtungen synchronisiert, so dass Duplikate vermieden werden und die Datenkonsistenz gewährleistet ist.
• CRM: Die Integration mit CRM verbindet die Vertriebs- und Finanzfunktionen. Vertriebsmitarbeiter können Ausgaben direkt über die CRM-Schnittstelle erstellen und verfolgen und sie mit bestimmten Kunden, Geschäften oder Kontakten verknüpfen. So erhält man einen genauen Überblick über die mit jeder Vertriebsaktivität verbundenen Kosten. Die Daten können entweder in eine Richtung (von CRM zu Expense) oder in beide Richtungen synchronisiert werden.
• Projekte: Für projektorientierte Unternehmen ist die Integration mit Projekten von entscheidender Bedeutung. Ausgaben können direkt mit bestimmten Projekten und Aufgaben verknüpft werden, was eine genaue Verfolgung der Projektkosten in Echtzeit ermöglicht und die Grundlage für eine genaue Abrechnung der projektbezogenen Ausgaben gegenüber dem Kunden bildet.
• Andere Anwendungen: Expense lässt sich mit einer Vielzahl anderer Anwendungen der Suite integrieren, darunter People (HR-System für Mitarbeiterdaten), Cliq (Team-Chat für Benachrichtigungen), Invoice (Rechnungsstellung) und Analytics (Business Intelligence). Darüber hinaus fungiert Flow, die Integrationsplattform (iPaaS), als zentrale Drehscheibe, die eine kodierungsfreie Automatisierung zwischen Expense und Hunderten von anderen Anwendungen innerhalb und außerhalb des Ökosystems ermöglicht.

Wichtige Integrationen mit Anwendungen von Drittanbietern

Um den Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, die nicht ausschließlich Produkte desselben Anbieters verwenden, bietet Expense eine Reihe von Integrationen zu beliebten Drittanbieteranwendungen.

• Buchhaltung und ERP: Neben der tiefen Integration mit Books ist Expense auch mit marktführenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, SAP und Oracle verbunden. Dies ist ein entscheidendes Merkmal, um sicherzustellen, dass die Plattform in einer heterogenen Softwarelandschaft arbeiten kann.
• Reisen und Transport: Um die Reiseabrechnung zu optimieren, gibt es Integrationen mit Online-Reisebuchungsplattformen wie GetThere und Transportdiensten wie Uber for Business und Lyft. Wenn ein Mitarbeiter eine Fahrt mit Uber unternimmt, kann die Quittung automatisch an Expense gesendet und als Ausgabe erstellt werden.
• Produktivitätssuites: Die Integration mit Google Workspace und Microsoft 365 ermöglicht wichtige Funktionen wie Single Sign-On (SSO), bei dem sich die Benutzer mit ihrem bestehenden Firmenlogin anmelden können, sowie die Integration mit Kalendern und Cloud-Speichern.
• Banken und Zahlungs-Gateways: Um die Zahlung von Erstattungen zu erleichtern, ist Expense mit Zahlungsdiensten wie CSG Forte in den USA und Kanada sowie mit einer Reihe von Banken in Indien integriert.

Es ist jedoch anzumerken, dass die Qualität dieser Integrationen variieren kann. Während die eingebauten Integrationen auf einer gemeinsamen Plattform aufbauen und tief verwurzelt sind, basieren die Integrationen von Drittanbietern in der Regel auf APIs. Dies kann potenziell zu Reibungsverlusten führen. In den Nutzerbewertungen werden "Integrationsprobleme" als eine der Schwächen der Plattform genannt. Dies deutet darauf hin, dass selbst wenn die Integrationen vorhanden sind, sie möglicherweise mehr Konfiguration, Wartung und Fehlerbehebung erfordern als die nahtlos integrierten Integrationen. Ein Unternehmen, das Expense in Betracht zieht, sollte daher die Wahl des Buchhaltungssystems als entscheidenden Faktor für die Gesamtbetriebskosten und die Benutzerfreundlichkeit betrachten.

Erweiterbarkeit über API, Webhooks und Automatisierungsplattformen

Für Unternehmen mit besonderen Anforderungen oder dem Wunsch nach tiefer Integration in ihre eigenen Systeme bietet Expense eine solide Grundlage für Erweiterungen und Anpassungen.

• REST API: Expense bietet eine umfassende REST API (Version 1). Diese API bietet Entwicklern programmatischen Zugriff auf fast alle Dateneinheiten der Plattform, einschließlich Ausgaben, Berichte, Kunden, Projekte, Richtlinien und Benutzer. Die API unterstützt eine vollständige CRUD-Funktionalität (Erstellen, Lesen, Aktualisieren, Löschen), so dass es möglich ist, benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen, die Dateneingabe aus proprietären Systemen zu automatisieren oder völlig neue Anwendungen auf der Grundlage von Expense-Daten zu entwickeln.
• Webhooks: Die Plattform unterstützt ausgehende Webhooks, die als Echtzeit-Benachrichtigungen an externe Systeme fungieren. Ein Webhook kann so konfiguriert werden, dass er durch bestimmte Ereignisse in Expense ausgelöst wird, z. B. wenn eine Reisekostenabrechnung genehmigt wird oder wenn eine neue Reisekostenabrechnung erstellt wird. Wenn das Ereignis eintritt, sendet Expense eine HTTP-Anfrage mit einer JSON-formatierten Daten-Nutzlast an eine bestimmte URL. Dies ermöglicht Echtzeit-Integrationen, bei denen z. B. ein externes Projektmanagement-Tool sofort aktualisiert werden kann, wenn eine projektbezogene Ausgabe genehmigt wird. Für zusätzliche Sicherheit können Webhooks mit einem geheimen Token gesichert werden, mit dem das empfangende System überprüfen kann, ob die Anfrage tatsächlich von Expense stammt.
• Automatisierungsplattformen (Flow): Wie bereits erwähnt, dient Flow als leistungsstarke No-Code/Low-Code-Integrationsplattform (iPaaS). Sie ermöglicht es Nicht-Entwicklern, komplexe, automatisierte Workflows zwischen Expense und über 900 anderen Cloud-Anwendungen mithilfe einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche zu erstellen. Flow unterstützt eine breite Palette von Auslösern (z. B. "Neue Ausgabe in Expense erstellt") und Aktionen (z. B. "Aufgabe in Asana erstellen") und erweitert so die Integrationsmöglichkeiten der Plattform erheblich, ohne dass eine spezielle Entwicklung erforderlich ist.